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La opción para compartir online que ofrece la solución iExtranet para compartir archivos pesados online sirve para poder colaborar de forma simple y eficaz con contactos externos.
Este método funciona como las redes de empresa. Dentro de la misma plataforma para compartir archivos pesados se puede crear todo un mapa de carpetas y subcarpetas y guardar en ellas todo tipo de archivos, con independencia de su tamaño y formato. Podrá gestionar así, con un clic, el acceso a las diferentes carpetas y determinar permisos para cada usuario o grupo de usuarios.
Compartir archivos pesados y trabajar con colaboradores externos será tan fácil como trabajar con los compañeros de un mismo departamento.
Muchos colaboradores itinerantes necesitan acceder a sus archivos y carpetas desde distintos lugares. Con base en ese punto de vista, hemos desarrollado la aplicación móvil que permite acceder en todo momento a la solución para compartir archivos.
se puede descargar directamente desde la plataforma para compartir archivos online y es compatible con los siguientes sistemas operativos móviles:
Como podrá acceder a su solución para compartir archivos online desde su teléfono móvil, estará siempre operativo y alerta, en disposición de ocuparse de todos los asuntos urgentes.
La consola de supervisión de las soluciones para intercambiar archivos voluminosos es una herramienta para la administración global de la solución. Esta herramienta ofrece una visión de conjunto de la solución para intercambiar archivos voluminosos y sirve para gestionar numerosos parámetros.
La consola de supervisión, destinada a la dirección de informática, le permitirá delegar la gestión diaria de la solución para intercambiar archivos voluminosos (creación de contactos, gestión de los derechos de acceso…), sin perder el control de la seguridad.
iPDF le va a permitir controlar de forma dinámica y a distancia los derechos de acceso a los documentos en PDF que comparta con miembros de su empresa o con sus clientes, proveedores, colaboradores…
Podrá controlar los siguientes derechos:
En todo momento podrá eliminar también el acceso a los PDF que se hayan descargado sus contactos en sus propios equipos, incluso cuando los documentos ya no estén en la plataforma online para compartir archivos. De esta manera, tendrá un control total del uso que se da a los archivos PDF compartidos, más allá de la plataforma. También tendrá la posibilidad de aplicar automáticamente una marca de agua (un tatuaje en forma de número o figura no editable) a todos los documentos PDF que suba a su plataforma web para compartir archivos.
Descubra todo el partido que puede sacarle a iPDF junto con su solución para compartir archivos:
Departamento de Formación y Marketing
Gracias a la aplicación para compartir documentos y a iPDF se asegurará de que sólo estén disponibles los documentos actualizados (soportes de cursos de formación, presentaciones de productos…).
Departamento Comercial
Utilizando la aplicación para compartir archivos e iPDF podrá estar seguro de que sus comerciales o sus colaboradores utilizan los listados de precios actualizados (lo mismo pasará con las presentaciones de productos, contratos, informes de stocks…).
Departamento de Merchandising
Con la aplicación para compartir archivos e iPDF, tendrá la certeza de que las tiendas o los jefes de sección disponen del plan actualizado de merchandising.
Departamento de Informática
Con la aplicación para compartir archivos e iPDF añadirá un nivel de seguridad adicional a todos sus documentos críticos. Tanto es así, que podrá supeditar la lectura de un archivo compartido a la introducción de una contraseña. Además, en caso de robo de un portátil, podrá prohibir el acceso a los documentos críticos compartidos, estarán protegidos con iPDF. También podrá autorizar su lectura únicamente a algunas personas dentro de la empresa, aunque los documentos estén disponibles en red. Por último, iPDF ofrece una solución segura para compartir archivos para los consejos de administración que quieran disponer de una solución externa, con la posibilidad de bloquear el acceso a algunos documentos críticos en caso de que alguno de los miembros del consejo de administración dejara su puesto.
Departamento de Compras
La aplicación para compartir archivos e iPDF le ofrecen la posibilidad de limitar el acceso a los documentos de licitaciones. Podrá, por ejemplo, denegar el acceso a los documentos de una licitación a un candidato que no haya pasado la selección.
De igual manera, podrá bloquear el acceso a los documentos de respuesta de un candidato si no ha sido seleccionado y no desea que sus documentos estén disponibles.
Departamento de Propiedad Intelectual / Derechos de Autor
Gracias a la aplicación para compartir archivos y a iPDF podrá limitar la duración del acceso a ciertos archivos compartidos en función de los derechos de autor y, sobre todo, controlar su difusión.
Departamento Jurídico
La aplicación para compartir archivos e iPDF le permitirán controlar y garantizar la seguridad a la hora de difundir documentos críticos, pero también cortar el acceso a versiones intermedias de contratos.
Gracias a esta función integrada en las soluciones de Oodrive para compartir archivos online, el usuario puede elegir entre 11 idiomas al acceder a la plataforma web:
En el marco de las colaboraciones internacionales, disponer de una herramienta para compartir archivos que esté abierta al mundo y sea accesible para todos los colaboradores, es algo indispensable.
Esta función simplifica el acceso a la plataforma web para compartir archivos y su implantación en las filiales o colaboradores no francófonos.
Se puede elegir el idioma en los dos niveles de la interfaz para compartir archivos online:
Elegir el idioma al conectarse a la plataforma online para compartir archivos
Elegir un idioma por defecto para un contacto
Al crear un contacto en la plataforma web para compartir archivos, o más tarde, podrá seleccionar un idioma por defecto para ese contacto en su ficha, dentro de la libreta de direcciones.
Con EasyDrive podrá crear en el explorador de Windows un lector de red para acceder al espacio para compartir archivos online iExtranet.
Gracias a este lector de red instalado en el equipo, el usuario podrá tener acceso a su plataforma web para compartir y gestionar los archivos almacenados online directamente desde el explorador de Windows. También podrá añadir y descargar archivos (y carpetas) de la plataforma web con un simple copiar/pegar o “enviar a” desde su explorador de Windows.
Con EasyDrive podrá:
Descubra los múltiples ámbitos de aplicación de EasyDrive junto con la solución para compartir archivos online iExtranet:
¿Cómo se accede a los archivos de plataforma para compartir archivos iExtranet desde el explorador Windows?
Puede acceder al contenido de su cuenta iExtranet desde el explorador de Windows
Con el envío de vínculos que le proponemos podrá enviar archivos voluminosos simplemente por e-mail, sea cual sea el tamaño y el formato de dichos archivos.
Este sistema le ofrece la posibilidad de enviar por e-mail archivos de más de 500 Mb sin tener en cuenta el tamaño o el formato.
Los destinatarios recibirán un e-mail de unos pocos Kb. Cuando hagan clic en alguno de los adjuntos, podrán elegir entre abrirlo o descargarlo.
Fecha y hora de los archivos compartidos online
La plataforma iExtranet para compartir archivos y trabajar en colaboración online integra un servicio de fecha y hora.
Un marcador se encarga de realizar el servicio de fecha y hora que consiste en colocar una marca temporal en el archivo compartido online: una ficha.
La ficha de fecha y hora no se puede modificar y responde a las normas internacionales en vigor. De esta forma queda garantizado que el dato o la transacción existen en un estado y en un momento dado.
De esta forma, el servicio:
Descubra los múltiples ámbitos de aplicación del sistema de fecha y hora de la solución para compartir archivos online iExtranet:
¿Cómo se añade la fecha y la hora a un archivo de la plataforma iExtranet para compartir archivos?
Activación de la opción desde el panel de propiedades de un directorio.
Los archivos importados se marcan para recordar que llevan fecha y hora.
En el panel de propiedades figura la información detallada sobre la fecha y la hora de un archivo.
Con la plataforma iExtranet para intercambiar archivos voluminosos el gestor puede definir para cada usuario unos derechos de acceso a las carpetas online y unos permisos para llevar a cabo acciones específicas con el fin de controlar y optimizar el intercambio de archivos voluminosos. Los derechos de acceso son:
La definición de los derechos de los usuarios puede articularse en torno a dos niveles:
Gestión de los derechos de acceso: con el módulo “Gestión de accesos” se pueden definir unos derechos de acceso para cada archivo compartido o para cada contacto.
Gestión de los permisos para realizar acciones: se pueden definir unos permisos específicos para cada contacto (o grupos de contactos) desde la libreta de direcciones o directamente desde la carpeta compartida.
El sistema de gestión de versiones de la solución iExtranet para intercambiar archivos voluminosos permite guardar hasta 10 versiones de un mismo archivo.
Cuando se actualiza un archivo, en vez de “aplastar” la versión anterior en la plataforma para intercambiar archivos voluminosos y eliminarla, ésta se guarda y permanece accesible en todo momento.
Esta función es extremadamente útil cuando se actualiza una presentación, se retoca una imagen o se modifica un contrato. Un icono a la derecha del archivo indica que hay varias versiones disponibles de ese mismo archivo. Todas las versiones se guardan en la plataforma para intercambiar archivos voluminosos junto con un número de índice, de forma que los usuarios pueden recuperar en todo momento las versiones anteriores de los archivos modificados.
iExtranet dispone de unas completas herramientas de trazabilidad que están integradas en cada uno de los dos modos que sirven para compartir archivos online.
Trazabilidad de los archivos y carpetas compartidas en red
Todos los accesos a la plataforma para compartir archivos y colaborar online iExtranet quedan registrados. Así, es posible saber en todo momento qué acciones ha realizado un determinado contacto (nombre de los archivos que ha abierto, fechas, a quién los ha enviado…).
También se puede rastrear la difusión que ha tenido un archivo en concreto (quién lo ha subido, qué personas lo han abierto…).
La lista de veces que cada contacto accede a la plataforma así como las direcciones IP utilizadas también quedan registradas en la libreta de direcciones.
Trazabilidad de los archivos voluminosos compartidos por e-mail
Con la solución iExtranet para compartir archivos y colaborar online se registran todas las operaciones en las que se hayan compartido archivos por e-mail, como también se registran los datos de las acciones realizadas por los destinatarios. Usted sabrá qué “adjuntos se han descargado”, cuándo y quién lo ha hecho.
Por último, usted mantendrá siempre el control de todos los adjuntos, podrá restringir su acceso en todo momento, aunque ya haya enviado el e-mail, y podrá volver a conceder permiso para acceder solamente a los destinatarios que no hayan descargado los adjuntos.
Las soluciones para enviar archivos pesados integran un nuevo motor de búsqueda con el que se puede indexar el contenido de los archivos alojados y almacenados. Así, el usuario podrá realizar una búsqueda basada en varios criterios a la vez:
A partir de ahora, buscar un dato entre todos los archivos alojados en la plataforma para enviar archivos pesados será más fácil y dará mejores resultados.
Para ir todavía más lejos, el usuario también tendrá la posibilidad de realizar una búsqueda basada en varios criterios o condiciones (“or”, “and”, “not”).
Por último, este tipo de búsqueda también es “inteligente” ya que sólo incluye las carpetas de la plataforma para enviar archivos pesados a las que los usuarios tengan derecho a acceder.
Cada interfaz de intercambio de archivos voluminosos se puede personalizar siguiendo la carta gráfica de la empresa. También se puede personalizar con los colores propios de un proyecto o un evento.
Después, se puede acceder a la interfaz de intercambio de archivos voluminosos desde la página web de la empresa o desde una URL específica. El plazo para la puesta en marcha es de unos 7 días.
Gracias a la interfaz online para enviar archivos, también podrá recibir archivos pesados autorizando a sus contactos a subir archivos, todo sin límite de tamaño ni formato.
Sólo tendrá que dar derecho a un contacto cuando cree su perfil en su libreta de direcciones de la interfaz web iExtranet. Cuando esté conectado a la interfaz, su contacto podrá añadir uno o varios archivos.
Es posible que dentro de un proyecto específico tenga que hacer múltiples envíos por e-mail de comentarios y feed-back relativos a un archivo específico.
Con la solución iExtranet para compartir archivos pesados ya no se perderá ningún e-mail: un usuario puede redactar una nota y asociarla a un archivo compartido. Todos los usuarios que tengan acceso a ese archivo compartido podrán leer la nota y responder.
Al final, se pondrá en marcha un mini foro de debate para mejorar aún más la eficacia y capacidad de reacción de los usuarios.
De esta forma, quedarán centralizados todos los comentarios y anotaciones relativas a un archivo pesado compartido que esté alojado en la plataforma para compartir archivos pesados: ya no se perderá una parte de los comentarios al eliminar accidentalmente un e-mail.
La solución iExtranet para compartir archivos dispone de un sistema de notificación automática que sirve para avisar de las modificaciones realizadas en una carpeta específica o de las acciones llevadas a cabo por una persona en concreto a todos a los que pueda interesar esta información.
Este sistema de notificación se puede configurar de forma diferente para cada carpeta y sólo se avisa a los usuarios que tengan acceso a esa carpeta concreta.
Si alguna persona no desea recibir notificaciones, se le puede eliminar de la lista de destinatarios para las notificaciones, incluso aunque tengan acceso a esa carpeta concreta.
Para obtener una vista previa rápida y eficaz de sus archivos de ofimática, multimedia y documentos de cada departamento, las soluciones para compartir archivos integran las funciones de vista previa de los archivos compartidos online.
Los destinatarios de esos archivos pueden consultar la vista previa antes de descargarlos: la productividad aumenta de inmediato.
Vista previa de los archivos de ofimática
Las soluciones para compartir archivos ofrecen una vista previa online de todos los documentos PDF, Microsoft Office y OpenOffice alojados en la plataforma. El visor integra las siguientes funciones:
Los formatos que soporta el visor son: PDF, Microsoft Office (doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, pps, xla, dot) y OpenOffice (odt, ods, odp).
Vista previa de imágenes
Las soluciones para compartir archivos de ofrecen una vista previa con detalles, con iconos pequeños o en presentación de los formatos de imágenes más utilizados: Bitmap (monocromo, 16 colores, 256 colores, 24 bits colores), GIF, FlashPix, JPEG (alta y baja calidad, RVB y CMJN), PNG (indexado a 16 y 256 colores – no indexado hasta 24 bits), PNM, TIFF (todos los formatos excepto comprimidos LZW y formato Planar).
Streaming audio y video
Gracias al sistema de streaming, las soluciones para compartir archivos le permitirán escuchar y ver online todos sus archivos multimedia, sin tener que descargarlos antes.
Los formatos de archivos audio y video compatibles son los siguientes: MPEG audio, MPEG-1 systems, MPEG-2 PS, MPEG-2 TS, ASF, AVI, WAV, Macromedia Flash (sólo para audio a bordo), FLV, Real Audio y Video, Raw AC3, Raw MPEG, Raw MPEG video, Raw PCM8/16 bits Mulaw/Alaw, Raw CRI ADX audio, Raw Shorten audio, SUN AU, NUT, Quicktime, MPEG-4, Raw MPEG4 video, DV 4xm, Playstation STR, ld RoQ, Interplay MVE, WC3 Movie, Sega FILM/CPK, Westwood Studios VQA/AUD, ld Cinematic (.cin), FLIC format, Sierra VMD, Sierra online, Matroska, Electronic Arts Multimedia, Nullsoft Video (NSV), ADTS AAC audio, Creative VOC, American Laser Games MM, AVS, Smacker, GXF.
Visor de planos
Las soluciones de Data 2000 Informática para compartir archivos integran un visor AutoCAD para ver archivos de planos en formato DWG, DWF y DXF. Los podrá ver online, con varias opciones básicas (zoom, acceso a copias, anotaciones, etc…)
Gracias al módulo Workflow integrado en la plataforma iExtranet para compartir archivos, ahora podrá automatizar los procesos de validación de los documentos: podrá configurar una cadena de validación para los archivos compartidos en algunas carpetas y podrá asegurarse de que los archivos compartidos a través de iExtranet cuentan con todas las aprobaciones necesarias.
En cuanto se realiza una solicitud de validación, el documento se envía directamente y de forma secuencial a todos los responsables implicados. El solicitante recibirá automáticamente todas las respuestas de los responsables de validación.
Como se puede configurar el Workflow de una forma diferente para cada carpeta, podrá crear tantos workflow como carpetas haya en el mapa de carpetas.
La solución iExtranet para compartir archivos es una solución simple para mejorar de forma significativa la eficacia de los circuitos de validación y estructurar los intercambios de comunicación dentro de su empresa.
Además de recuperar los datos desde el programa instalado en un puesto o servidor, el usuario puede restaurarlos accediendo por Internet a la solución de backup online AdBackup Pro.
Con su nombre de usuario y contraseña, el usuario solamente tendrá que conectarse a Internet para acceder a la solución de backup online y así:
Para realizar un backup online rápido y reducir así de forma considerable las ventanas de backup online, hemos mejorado la solución de backup online AdBackup con Delta Block. Con la tecnología Delta Block, AdBackup va más lejos que las soluciones de backup online tradicionales y reduce hasta un 98% el volumen de datos del backup online. De esta forma, AdBackup permite :
La trazabilidad es una de las funciones esenciales de la solución segura PostFiles para enviar archivos pesados. Dispone de todas las herramientas necesarias para controlar y supervisar todas y cada una de las acciones realizadas en la zona de intercambio.
Trazabilidad de los envíos de archivos pesados por e-mail
Se registran todos los envíos de archivos pesados realizados por e-mail, así como las acciones que el destinatario lleve a cabo con ellos. El usuario puede saber en todo momento qué documentos se han descargado, quién lo ha hecho y cuándo lo ha hecho.
Trazabilidad de los contactos
En la libreta de direcciones de la solución PostFiles para enviar archivos pesados también se registran la lista de accesos y las direcciones IP de cada contacto.
Podrá enviar archivos pesados o una carpeta completa desde la interfaz web PostFiles utilizando el envío de vínculos. Este sistema le ofrece la posibilidad de enviar por e-mail archivos o carpetas de más de 500 Mb sin tener en cuenta el tamaño o el formato.
El destinatario recibe un e-mail de unos cuantos Kb con un vínculo en forma de adjunto que da acceso a la carpeta o archivos pesados enviados. El destinatario sólo tendrá que hacer clic en el vínculo para ver, descargar o guardar el “adjunto”.
Se puede acceder a la interfaz web PostFiles para enviar archivos pesados desde la mayor parte de navegadores web, está dotada de una ergonomía intuitiva con el fin de asegurar un rápido manejo para todos los usuarios, incluso los menos experimentados en informática.
Gracias a los plugins Outlook y Lotus, que están integrados en la solución PostFiles para enviar archivos pesados, ya no tendrá que volver a preocuparse por el tamaño de los archivos antes de enviarlos por e-mail. Ahora podrá enviar todos los archivos pesados por e-mail, sea cual sea su tamaño y formato, directamente desde su gestor de correo Outlook o Lotus.
El plugin detecta automáticamente el tamaño de la carpeta o archivo pesado que quiera enviar y, si supera el tamaño permitido por Outlook o Lotus, PostFiles se ocupa del envío del archivo pesado: el destinatario recibirá un e-mail de unos cuantos Kb con un vínculo para descargar el archivo como si fuera un adjunto.
Lo único que tendrá que hacer el destinatario del e-mail será hacer clic en el vínculo y descargar el “adjunto”.
Configuración del plugin.
Identificación del archivo o archivos antes de enviar.
E-mail que recibe el destinatario.
